Kategóriák: Iratkezelés, Iratkezelés tanfolyam
Címkék: archiválás, digitalizálás, dokumentumkezelés, dwp, iktatás, iktatókönyv, iratkezelés, iratkezelés portál, iratkezelés tréning, iratok kezelése, irattár, oktatás, szkennelés, szkenner, tanfolyam, tréning
Országos siker
2012. március 22-én Budapesten nagy sikerrel megtartásra került a DWP Iratkezelési Portál első Iratkezelési tréningje. Az oktatásra Nyíregyházától és Pécstől elkezdve Pakson át Salgótarjánig jelentkeztek, akik egy, betegség miatt távolmaradón kívül mind meg is jelentek.
A budai zöldövezetben fekvő konferencia hotel jó választásnak bizonyult, mert mind autóval, mind tömegközlekedéssel könnyen megközelíthető ponton helyezkedik el.
Tematika:
- Módszerek napi munkánk hatékonnyá tételéhez: beérkező, kimenő és belső iratok kezelése
- Hatékony nyilvántartás-kezelés: iktatókönyvek kezelése, kézbesítőkönyvek
- Elektronikus iktatás és dokumentumkezelés
- Szkennelés, digitalizálás, szkennerek
- A rend kialakítása és megtartása a kézi irattárban
- Központi irattár kialakítása és kezelése, szakszerű használata
- Archiválás mesterfokon - kevesebb helyen és kisebb költséggel
- Az Iratkezelési szabályzat és Irattári terv
- Felkészülés az ellenőrzésre - mit vizsgál(hat) a NAV - és hogyan készüljön rá?
- Kevesebb papírral, takarékosabban, gyorsabban - a papírmentesítés lehetőségei, automatizálás, elektronikus számlázás, digitális szerződéstár.
- Gyakorlati útmutató - hogyan kezdjük el és merre haladjunk? Segítség az elektronikus dokumentumkezeléshez, fizikai iratkezeléshez, szabályzatkészítéshez.
A tréninget az iratkezelési és dokumentumkezelési tanfolyamok szakértője a nagy sikerre való tekintettel április 26-án ismételten megrendezi. Bővebb információ a DWP Iratkezelési Portálon: Iratkezelési tréning >>> Kapcsolat: Fodor Zoltán, szakmai igazgató, 06/30/600 31 26
Kategóriák: Iratarchiválás
Címkék: dokumentumarchiválás, dokumentumfeldolgozás, dokumentumszkennelés, fujitsu, iratarchiválás, kodak, kofax, kofax express, panasonic, szkennelés
A KOFAX meghívja Önt egy bemutatóval egybekötött tréningre, ahol bemutatja a dokumentumarchiválás 2010-es újdonságait.
Tervezett napirend
9:15 - 9:45 | Regisztráció & reggeli
9:45 - 10:05 | Köszöntő - sok érdekes információval a dokumentumfeldolgozás világából - Zbynek Sonka
10:05 - 10:45 | Kofax Express 2.0 - digitalizálás egyszerűen - Pálinkás Ferenc
10:45 - 11: 15 | Felhasználói tanulmány - egy magyar példa a Kofax Express alkalmazásáról
11:15 - 11:45 | Kávészünet & hardver demonstráció
11:45 - 13:00 | A hardver gyártók bemutatója: Fujitsu, Kodak, Panasonic - újdonságok a dokumentumszkennelési hardverek piacán: hálózati megoldások, nagy volumenű berendezések, célzott irányú szkennelés, és még sok más 25 - 25 percben.
13:00 - 14:00 | Ebédszünet & hardver demonstráció
14:00 - 15:00 | Kofax Express gyakorlat 1. rész* - Roselyne Roiser
15:00 - 15: 10 | Kávészünet & hardver demonstráció
15:10 - 15:50 | Kofax Express gyakorlat 2. rész* - Roselyne Roiser
15:50 - 16:30 | A választás paradoxonja - Hogyan keressük és válasszuk ki a megfelelő terméket - Zbynek Sonka
16: 30 | A rendezvény vége
* a gyakorlatokat hozott laptopon lehet elvégezni, DVD olvasó szükséges
A részvétel díjmenetes, de a hatékony tréning érdekében a KOFAX limitálta a rendelkezésre álló férőhelyek számát.
A KOFAX szeretne a jövőben is ingyenes, és magas színvonalú rendezvényekkel és tréningekkel szolgáni Önöknek, ezért bízik abban, hogy Ön is megérti a regisztráció lényegét. A cég fenntartja a jogot, hogy kiszámlázzon 149 €-t azon partnereknek, akik a regisztráció ellenére nem mennek el. Természetesen lehetőség van a regisztráció díjmentes lemondására 10 nappal a rendezvényt megelőzően.
Kategóriák: Iratkezelési rendezvény
Címkék: dokumentumkezelés és iratkezelés portál, iratkezelő, iratkezelő rendszer, kormányzati iratkezelesi felügyelet
Továbbra sincs megállás, folytatódik az iratkezelő rendszerek tanúsítása.
Ha valakinek van kedves, látgasson el a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet honlapjára >>> és számolja össze, hogy ezidáig mennyien nyerték el a tanúsítást.
Ha valaki szeretné megnézni az egyik legutolsók között tanúsított szoftvert, akkor használja az ugrópontot és landoljon a Dokumentumkezelés és Iratkezelés Portálon >>>. Itt hatékony iratkezelés címen egy ingyenes szakmai napon vehet részt - regisztráció után és a szabad helyek függvényében.
Ha járt arra, akkor kérem Önt, hogy kommenteljen, adjon visszajelzést és mondja el véleményét a rendezvényről - addig is minden jót!
Kategóriák: Iratkezelő rendszer
Címkék: kormányzati iratkezelesi felügyelet, robotzsaru, tanúsított, tanúsított rendszer
Elszállt a nyár.
Az ősz beköszöntével meglátogattam megint a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet honlapját. Átnéztem a tanúsított iratkezelő szoftvereket, hogy hátha találok valami érdekeset. És így is lett: az Országos Rendőrfőkapitányság RobotZsaru rendszere (teljes nevén: RobotZsaru - Neo Elektronikus Iratkezelő Rendszer 3.9 verzió) is megkapta a tanúsítványt (kibővített).
Gratulálunk a fejlesztőknek!
Kategóriák: Iratkezelő rendszer
Címkék: andoc, iratkezelési, iratkezelő, iratkezelő rendszer, kormányzati iratkezelési felügyelet, mátrix, tanúsítás, tanúsított szoftver
Ha addig nem szaporodik tovább a lista, akkor ez lesz az ötvenhetedik tanúsított szoftver, amely a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet honlapján megtalálható (2008. 08. 24.). (Természetesen ezek között van már érvénytelen, illetve ugyanazon iratkezelési szoftver különböző verziói is megtalálhatóak, tehát az abszolút értelemben vett "választható" programok száma ennél kevesebb - de azért nem kevés ez sem...).
Kategóriák: Tanúsított iratkezelés
Címkék: dokumentumkezelés, elektronikus dokumentumkezelés, iratkezelés, iratkezelési rendszer, iratkezelési szoftver, iratkezelő szoftver, kormányzati iratkezelési felügyelet, tanúsított rendszer
Szemmel láthatóan nincsenek könnyű helyzetben az önkormányzatok - legalább is egy részük. Főleg a kisebbek.
Az informatikai eszközökkel való ellátottság, a fejlődéssel történő lépéstartás, illetve a korszerű(bb) eszközök hatékony alkalmazása is problémát jelenthet (bár nem tudom, hogy tényleg így is van-e?).
Nincs könnyű helyzetben az sem, aki a tanúsított rendszerek közül ki akarja választani azt, amelyik megfelel neki (a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet honlapján folyamatosan bővül az ilyen iratkezelési rendszerek száma - és lehet, hogy az "osztódással szaporodásnak" még mindig nincs vége, azaz hamarosan újabb és újabb iratkezelő szoftver közül választhatnak majd).
A végére maradt két nagyon fontos tényező, amelynek kiküszöbölése az eddigieknél is nagyobb fejtörést jelenthet.
Ezek közül az első a könnyebb: ha már lenne hol és mivel - nem biztos, hogy van kivel (az emberi erőforrások megfelelő száma és a rendelkezésre álló tudása kérdéses lehet).
A másik nagy gond: a krónikus forráshiány...
Kategóriák: Tanúsított iratkezelés
Címkék: dokumentumkezelő, iktatás, iktató program, iratkezelés, iratkezelési, iratkezelő, kif, kormányzati iratkezelesi felügyelet
A Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (KIF) honlapján
>>>, a tanúsított iratkezelő szoftvereket pásztázva felfigyeltem
iktató szoftverre, amelynek neve iktatOk.
Az érdekessége ennek az iktató programnak az, hogy - a többi, már tanúsított
rendszertől eltérően - egyéni vállalkozó fejlesztett és tanúsíttatta le.
Szerintem ez mindenféleképp figyelemreméltó: az eddig (2008. 07. 30.) lezajlott
52 tanúsításból (ebből egy érvénytelen, több pedig ugyanannak a szoftvernek a
különböző verziója) egyetlen egy az amelyet nem valamiféle dokumentumkezelő
vagy iratkezelő cég fejlesztett.
A rendszert az SGS tanúsította le (PDF letöltés) >>>.
Az iktató rövid leírása:
Az IktatOK egy olyan professzionális iktató program, ami nem csak civil cégek
számára, hanem közfeladatot ellátó szervezeteknek is tökéletesen megfelel. Ez
utóbbi esetben fontos, hogy a szoftver rendelkezik ennek megfelelő
tanúsítvánnyal is! Az IktatOk másik kulcsfontosságú tulajdonsága a beépített
e-mail kezelés, illetve az elektronikus aláírással (e-szigno) ellátott
dokumentumok kezelése. Ára ennek megfelelően az egyszerűbb iktató programokhoz
viszonyítva magasabb, de a professzionális kategóriában nézve még így is
elérhető. A vételár 1 év terméktámogatást tartalmaz, de átalánydíjas szerződés
keretében meghosszabbítható.
Nettó ára 100.000,- forint (átvett adat).
Aki érdeklődik a fejlesztő iránt, az itt talál további információt
>>>.
Vajon hány helyen használhatják iktatásra a szoftvert?
Kategóriák: Magyar iratkezelés listája
Címkék: dokumentumkezelés, fejlesztő, iratkezelés, iratkezelő, portál, rendszer, szoftver
A Dokumentumkezelési és Iratkezelési Portálon frissült a magyar dokumentumkezelési lista >>>. A lista PDF-ben található, a letöltések között.
Tartalmazza a magyar dokumentumkezelés és iratkezelés cégeit, illetve az általuk fejlesztett szoftvereket.
Az iratkezeléssel foglalkozó cégek az őszi felpezsdülésre való tekintettel folyamatosan kerülnek be - a közeljövőben ezért gyakori frissítések várhatóak!
Kategóriák: Iratkezelés
Címkék: aláírás, archiválás, automatikus, digitális, dokumentum, iktatás, irat, iratkezelés, iratkezelő, okmány, PDF, rendszer
Most jött a hír, hogy megjelent egy iratkezelő rendszer legújabb verziója. Ez pont a 8.0 -bár nincs különösebb jelentősége a verziószámnak.
Annál érdekesebbek a verzió újdonságai >>>.
Ott van például mindjárt kezdetnek a felhasználói felület. Ez egy különleges találkozási pontja az embernek, az emberi pszichének és kiszámíthatatlanságnak, illetve a programok rendezettségének, szabályszerűségének és hűvös kiszámítottságának. A kérdés a találkozás milyensége - mi lesz úrrá min? Én úgy vagyok ezzel, hogy a felület befolyásolja a szoftverrel kapcsolatos érzeteimet. Lehet a dokumentumkezelő akármilyen jó, ha nincs barátságos felülete - legfeljebb elismerést kaphat, szeretetet nem. És ez baj lehet, mert csökkenti a használat hatékonyságát.
De vissza az újdonságokhoz: ott van az automatikus iktatás. Ez az iratkezelés alapfunkcionalitásán túlmutató fejlesztés - ugyanakkor igen figyelemre méltó. Iktatásra szükség van - automatikus iktatás pedig egy adott mennyiségű dokumentum esetén lehet célszerű.
A PDF formátum kezelés azért lehet érdekes, mert a közelmúltban ISO szabvány lett a PDF >>>, így elképzelhető, hogy a hosszútávú archiválásért vívott háborúban győztesen kerül ki a konkurensekkel vívott harcból >>>.
Digitális aláírással ellátott dokumentumok kezelése - fontos lehet, különösen azért, mert a közigazgatással való kapcsolattartásban egyre inkább életközelivé válik az ilyen típusú iratok, okmányok, dokumentumok közlekedtetése, használata.
Nekem ezek az újdonságok nyerték el tetszésemet.
A tapasztalat azt mutatja, hogy kevés költséghatékonyabb eszköz áll az ismeretek átadására a dokumentumkezelést, iratkezelést bevezetni (vagy éppen újjászervezni) szándékozók számára, mint egy-egy esettanulmány.
Ezen a linken épp egy ilyenről van szó - iratkezelési rendszer került bevezetésre a Soproni Vízmű számára - lásd a Dokumentum és Iratkezelés Portálon >>>.
A cikk egész jól rámutat néhány olyan dologra, amelyre a rendszerek bevezetésénél érdemes odafigyelni:
1. Nem biztos, hogy a legdrágább külföldi rendszert kell adaptálni - még, ha lett légyen is neki tanúsítása. Tetszik tudni..."itthon otthon vagyunk...".
2. Az viszont biztos, hogy jó, ha tapasztalt a rendszer bevezetője - ebben az esetben 10 évnél is több tapasztalat halmozódott fel a rendszer bevezetőjénél.
3. A dokumentumkezelés és maga az iratkezelés ritkán állhat meg a puszta iratkezelésnél - a legtöbbször valamilyen ügyintézést is érdemes megtámogatni. Ha már lúd, legyen kövér: tereljük be a folyamatokba a dokumentumokat és használjuk ki a szervezettséget, szabályszerűségeket és gyorsaságot az ügyfelek, kuncsaftok, vevők, partnerek érdekében (és ezen keresztül persze a saját érdekünkben is).
4. Nagyon oda kell figyelni a bevezetés körüli oktatásra, tréningre - ha ismerik a felhasználók a rendszert, előbb-utóbb a sajátjukénak érzik és hatékonyabban tudnak vele dolgozni.
